Cómo elegir la automatización que mejor se adapte a su negocio

Categoría: Mundial
Redacción CS, 123 Visitas

La inteligencia artificial (IA) y la automatización son términos que se utilizan con frecuencia y de forma incorrecta de forma intercambiable.

  • La automatización es un sistema de operación o control de un proceso para realizar tareas con poca o ninguna necesidad de intervención humana.
  • La IA es una tecnología horizontal que aprende e imita la inteligencia humana a lo largo del tiempo mediante el análisis de patrones en los datos.

A veces las reglas que impulsan la automatización están preprogramadas, y otras veces esas reglas son deducidas por la IA.

Este enturbiamiento de las aguas puede tener el efecto negativo de disuadir a muchas pequeñas y medianas empresas de implementar la automatización (cuya importancia he discutido en mi artículo anterior) porque creen que sus operaciones no están del todo preparadas para este nivel de tecnología. Puede que tengan razón, pero sólo en parte. Aunque no estén listos para la IA, hay pocas empresas que no se beneficiarían de algún tipo de automatización.

En mi experiencia, los dos tipos de automatización más comunes que se encuentran en los entornos de TI de las empresas son la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización de la carga de trabajo (WLA). RPA es un software programado para realizar tareas básicas que imitan a los usuarios humanos en todas las aplicaciones. Se instala en el escritorio y es operado directamente por los usuarios empresariales. WLA es un software que se utiliza para diseñar, programar, supervisar y gestionar los scripts y ejecutables en toda la empresa. Se instala en los servidores de una empresa y es operado en gran medida por los usuarios de TI.

Son soluciones complementarias con casos de uso claramente diferentes, lo que significa que, según la necesidad, muchas organizaciones podrían beneficiarse de ambas. En esencia, RPA y WLA permiten a las empresas centrarse en el trabajo de mayor valor, por lo que si está considerando la automatización como parte de la transformación digital de su organización, hay varios factores importantes a tener en cuenta.

Identifique exactamente qué dolores de cabeza le solucionará la automatización.

¿Su organización está inundada de una gran cantidad de datos que requiere mucho tiempo para organizarlos e introducirlos? ¿Está consumiendo horas-hombre que podrían ser mejor asignadas en otro lugar?

Si su respuesta es afirmativa, y no hay forma de obtener estos datos mediante programación, entonces RPA podría ser el remedio apropiado para su dolor de cabeza inducido por los datos, porque la entrada de datos es lo que mejor hace. Además de imitar las entradas del usuario en la interfaz de usuario de la aplicación, RPA también puede descargar automáticamente archivos de sitios web y documentos con formato automático.

Evaluar los riesgos.

Cada proceso en marcha resiste el cambio y hace que las adaptaciones posteriores sean un reto. Pero no todos resisten los cambios por igual. Considere:

1. Los procesos manuales se resisten al cambio porque a la gente no le gusta cambiar. Y el proceso real que se está siguiendo puede ser difícil de conocer incluso porque el conocimiento se difunde entre muchos individuos, a menudo sin que una sola persona conozca todo el proceso. Sin embargo, los pequeños cambios tienden a adaptarse fácilmente.

2. RPA puede automatizar las tareas repetitivas de algunas de esas personas. Pero los detalles de lo que se está haciendo siguen ocultos al dueño de todo el proceso. Y peor que en el caso manual, el RPA puede fallar cuando se introduce un pequeño cambio en un sitio web o en una pantalla con la que el RPA interactúa (por ejemplo, la adición de una ventana emergente de confirmación). A la inversa, las personas pueden a menudo adaptarse fácilmente a estos tipos de cambios y reconocer lo que hay que hacer de manera diferente para que el proceso siga funcionando.

3. WLA se resiste al cambio simplemente porque toma tiempo y energía para rehacer los pasos de la automatización. Sin embargo, en el caso de WLA, la automatización en si misma se documenta por si misma de tal manera que usted tiene un mapa completo de su proceso. Esto hace que la adaptación al cambio sea comprensible y el tiempo para hacerlo predecible – mucho más que los procesos ejecutados por personas o robots.

Creo que esta distinción en los riesgos hace que WLA sea la elección convincente siempre que sea posible, con RPA usado para aquellos pasos que simplemente se resisten a la automatización programática. Cuando se hace de esta manera, la documentación del proceso de WLA ayuda a mantener el seguimiento del RPA en uso y minimiza el riesgo de usar RPA.

Considere su presupuesto.

Debido a que la instalación y la implementación son rápidas y fáciles, el RPA es típicamente el menos costoso por adelantado, especialmente si sus necesidades son simples y tiene un número limitado de usuarios. Sin embargo, se dará cuenta de que a medida que su fuerza de trabajo y sus necesidades crezcan, también lo hará el costo del RPA, esto además de los riesgos mencionados anteriormente.

Por el contrario, el WLA tiene típicamente un costo inicial más alto debido a la cantidad de trabajo requerido para instalarlo e implementarlo. Sin embargo, dependiendo del caso de uso, WLA puede terminar siendo la opción menos costosa a largo plazo, debido a su facilidad de escala y mantenimiento a medida que su negocio evoluciona.

Al final del día, es importante recordar que la automatización no es sinónimo de inteligencia artificial. Sólo porque su negocio no esté listo para la IA (y todos los gastos y complejidades que vienen con ella), no significa que no esté listo para RPA, WLA o incluso ambos.

Cada paso que das hacia la automatización prepara más a tu negocio para beneficiarse de la IA en el futuro. Y al adoptar un enfoque proactivo de la automatización, no sólo hace avanzar su negocio, sino que puede ayudar a evitar que se deslice más hacia las trampas de procesos desconocidos y ocultos.